E-Mail Knigge

Stilvoll kommunizieren – auch per E-Mail eine Tugend

Erfahren Sie vom zertifizierten Knigge-Experten Michael Mayer, worauf es beim Verfassen einer E-Mail ankommt – für Ihre stilvolle und gelungene Kommunikation in Beruf und Alltag!

E-Mails – unerlässliche Helfer im Alltag

Aus der Geschäftskorrespondenz sind E-Mails längst nicht mehr wegzudenken. Sie sind nützliche Helfer, beispielsweise für

  • die Dokumentation von Telefonaten und Gesprächsergebnissen
  • den einheitlichen Kenntnisstand bei allen an Projekten, Veranstaltungen usw. Beteiligten
  • den Nachweis z.B. bei Unstimmigkeiten
  • die Weiterverbreitung von Inhalten an viele Empfänger.

Sie bieten noch weitere Vorteile: Der Adressat wird, im Gegensatz zum Telefonat, nicht in seiner Tätigkeit unterbrochen und die darin enthaltenen Notizen sind für alle leserlich und damit nachvollziehbar. Es bleibt ihm auch freigestellt zu entscheiden, wann er die Nachrichten liest.

Wo Licht ist, ist auch Schatten

Die Vorteile von E-Mails liegen auf der Hand: Sie sind eine schnelle Kommunikationsform, lassen sich auch unterwegs vom Laptop oder Handy aus versenden, sind überall abrufbar und kosten (fast) nichts. Gerade „mal eben so nebenbei“ verfasste Nachrichten sorgen aber immer wieder für Verstimmungen und Missverständnisse, z.B. durch

  • Fehler bei Rechtschreibung und Grammatik
  • mangelnden Stil
  • erkennbare Flüchtigkeit,
  • vom Empfänger falsch verstandenen Inhalt, v.a. wenn Gefühle im Spiel sind.

Deshalb gibt es einige Grundregeln hinsichtlich Aufbau und vor allem Höflichkeit. Mit den nachfolgenden Informationen und Tipps vermeiden Sie Fauxpas und punkten sowohl beruflich als auch privat mit stilvoller Kommunikation.

Richtig strukturierte E-Mails – eine Erleichterung für den Empfänger

Montagmorgen, der übliche Blick ins E-Mail-Postfach, und immer wieder Mails ohne Betreff – solche Mails rutschen in der Dringlichkeit gerne nach hinten, weil anhand der Betreffzeile oft schon eine Vorauswahl getroffen wird, was zuerst zu bearbeiten ist.

Grundsätzlich gilt für den Aufbau einer Mail:

  • Betreff
  • Anrede
  • eigentliches Anliegen (Text)
  • Grußformel
  • Name des Verfassers
  • Kontaktdaten
  • Anhänge

Wenn Sie diese Struktur einhalten, haben Sie nichts vergessen und machen alles richtig.

Interessant zu wissen ist auch, dass seit 2007 für den Mailverkehr eine gesetzliche Formvorschrift gilt. Folgende Angaben muss eine geschäftliche Mail enthalten:

  • Rechtsform und Sitz des Unternehmens
  • Vor- und Nachnamen der Geschäftsführer
  • Registergericht
  • Handelskammer.
abwägen - Du und Sie

Die passende Anrede als Türöffner

E-Mails mit einer unpassenden oder gar keiner Anrede sind ärgerlich oder zumindest befremdlich. Oft liest man die Anrede „Liebe(r)…“, die erst angebracht ist, wenn man den anderen (zumindest schriftlich) schon kennt.

Mein Tipp:

Wenn Sie auf Nummer sicher wollen, wählen Sie die Variante „Sehr geehrte(r)…“, vor allem wenn Sie mit der Person noch keinen Kontakt hatten. Einigen mag das zwar antiquiert erscheinen, aber eine E-Mail ist nach wie vor ein Brief (in elektronischer Form) – darum gelten für sie dieselben Regeln wie für die althergebrachte Kommunikation per Post.

Der Ton macht die Musik

Der Inhalt einer E-Mail sollte immer präzise und knapp formuliert sein. Achten Sie aber unbedingt darauf, höflich zu bleiben. Den richtigen Ton zu treffen ist manchmal eine Gratwanderung: Passiv-aggressive Formulierungen wie „Danke im Voraus“ können den Empfänger unter Zugzwang setzen – gehen Sie deshalb beim Schreiben einer E-Mail sehr besonnen vor!

Sie machen sich als Absender auch keine Freunde, wenn Sie die Priorität Ihrer E-Mails ständig als hoch einstufen. Verwenden Sie diese Klassifizierung nur sparsam und wenn wirklich Bedarf besteht – sonst werden Sie unter Umständen nicht mehr ernst genommen.

Passen Sie auf, wenn Sie Kritik üben – Schriftlichkeit ist hier nicht unbedingt das geeignete Mittel der Wahl. Hier bietet sich ein klärendes Telefonat an, in dem Sie auf Ihr Gegenüber viel besser eingehen können – werden Sie aber niemals unhöflich! Beachten Sie auch, dass Kritik in Briefen oder E-Mails in vielen Ländern ein absolutes Tabu darstellt – so vermeiden Sie interkulturelle Fettnäpfchen!

Mein Tipp:

Versetzen Sie sich vor dem Verfassen der E-Mail in die Lage des Adressaten! Überlegen Sie sich, wie Sie manche Aussagen auffassen würden und lassen Sie diese bei Zweifeln weg.

Abkürzungen und Emoticons – nicht die beste Wahl

In den letzten Jahren sind zu den üblichen Abkürzungen viele neue – v.a. auch aus der Jugendsprache – hinzugekommen. Lassen Sie sie weg, Sie sind nicht für jede Person verständlich! Auch Emoticons erfreuen sich immer größerer Beliebtheit, in der Geschäftskorrespondenz haben sie aber nichts zu suchen: Oberste Prämisse von Geschäftskorrespondenz sind Klarheit und Sachlichkeit.

Sehen Sie dazu das TV-Interview mit Michael Mayer.

„Der Emoji-KNIGGE: Was darf ich und was nicht?“

Ausgestrahlt am 9.3.18 von RTL-Hessen Link zu RTL-Hessen:

Mein Tipp:

Formulieren Sie eine E-Mail immer so, als ob sie für eine Veröffentlichung konzipiert wäre – so bleiben Ihnen peinliche Situationen erspart!

Moderne Helfer richtig verwenden – für Kompetenz in Beruf und Alltag

In den letzten Jahren sind zu den üblichen Abkürzungen viele neue – v.a. auch aus der Jugendsprache – hinzugekommen. Lassen Sie sie weg, Sie sind nicht für jede Person verständlich! Auch Emoticons erfreuen sich immer größerer Beliebtheit, in der Geschäftskorrespondenz haben sie aber nichts zu suchen: Oberste Prämisse von Geschäftskorrespondenz sind Klarheit und Sachlichkeit.

Tipps und Informationen zu Kompetenz und richtiger Etikette in allen Lebenslagen erhalten Sie in meinem Kniggetraining, das ich speziell für Personen des öffentlichen Lebens entwickelt habe. Hier erhalten private Gruppen, Vereine und Kleinunternehmen auch Hinweise, wie sie moderne Helfer wie Smartphone oder Laptop richtig einsetzen und welcher Dresscode wann passend ist. Nehmen Sie mit mir unverbindlich Kontakt auf – ich freue mich auf Sie!

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